REUNIONES EFICACES

Es frecuente escuchar a los directivos de hoy en día quejarse del tiempo que emplean en reuniones a lo largo de su jornada, tanto como asistentes u organizadores, máxime cuando muchas de las cuales las califican como ineficaces o innecesarias. Seguro que todos nos suenan expresiones como estas: Me paso todo el santo día de reunión en reunión, no tengo tiempo para dedicarlo a mi propio trabajo ,no puedo gestionar mi Agenda ya que mi Jefe me puede convocar de un momento a otro y tengo que estar disponible, siempre empiezan con retraso y nunca se sabe cuando acaban, después de varias horas salimos sin haber resuelto nada y peor de lo que entramos, nadie se había leído los papeles, mejor no hablar en la reunión, te evitas disgustos y tareas…..


En la medida que nos ocupe y cuando seamos nosotros los convocantes y conductores/presidentes de una de estas reuniones, podemos evitar caer en algunos de los defectos recogidos en las frases anteriores y conseguir que pasen a ser una poderosa herramienta de gestión y cohesión de los Equipos en lugar de convertirse en una pérdida de tiempo.

Para ello sólo tenemos que seguir los pasos que  indicamos a continuación:

1) Antes de convocar una reunión, reflexionar sobre la necesidad y objetivos de la misma. El tiempo de las personas es valioso y escaso. Hay que ser práctico, evitar al máximo las reuniones innecesarias y pensar si hay otros medios alternativos y o complementarios.

Será útil a estos efectos reflexionar sobre cuales son las razones que subyacen tras la posible convocatoria de la reunión: Compartir información, tomar decisiones, ampliar conocimientos, solicitar ideas, organizar y repartir el trabajo, generar clima de equipo, etc…


2) En función de los objetivos de misma y situación, decidir si la reunión exige presencia física, que puede implicar costosos desplazamientos, o se puede hacer por multimedia o reuniones virtuales(Videoconferencia, call conference,…). Salvo razones de verdadera urgencia, ver que lugar, horarios y días de la semana son los más adecuados para las agendas particulares de la mayor parte de los asistentes.

3) Marcar un horario de comienzo y finalización de la reunión. Tendremos que atenernos al mismo y ser escrupuloso con la gestión de los tiempos. Ser puntuales y estrictos con la hora de inicio y comienzo. No haga esperar a otros ni que le esperen. Caso de quedar algún tema pendiente de abordar, mejor posponerlo para la próxima reunión.

4) Establecer previamente un detallado Orden del día o Agenda, señalando las personas responsables de su presentación y tiempos asignados para cada ítem de la misma. Comenzar con el repaso de los compromisos acordados en las reuniones anteriores y aprobaciones de actas caso de no haberlo hecho anteriormente. No situar los puntos mas polémicos de la Agenda al principio y dejar para el final del Orden del día un capitulo de varios o preguntas y respuestas. Si se prevé una reunión larga( punto a evitar..) establecer algunos tiempos para hacer un pequeño break y tomar un descanso.

5) Realizar la Convocatoria con la suficiente antelación, para permitir la asistencia y preparación previa de la reunión. Convocar sólo a las personas que considere conveniente y o relevantes para el adecuado desarrollo de la reunión y posibilitar la oportuna adopción de acuerdos. No convoque a gente innecesaria para lograr una reunión ágil y efectiva. Identificar claramente los objetivos de la reunión

6) Divulgar la documentación que se precisa conocer o se va a discutir, con antelación suficiente, para que las personas asistentes a la misma, puedan haberla estudiado y acudan a la reunión con los temas preparados y con su propio punto de vista u opinión sobre cada tema que les concierna. Evitar que se pierda el tiempo destinado casi toda la reunión a enterarse de que va y leer en conjunto la documentación.

Seleccionar el material de apoyo y medios audiovisuales (informes, cifras, diagramas, gráficos, presentaciones, …) que se va a utilizar durante la reunión para facilitar el intercambio de información y exposición de los temas a debatir. Solicitar por adelantado la documentación o presentaciones que van a ser utilizados eventualmente por parte de los asistentes.

7) Dejar a una persona encargada de la intendencia de la sala, para garantizar sus condiciones logísticas de acuerdo a lo requerido: Capacidad, medios audiovisuales, papeles de notas y bolígrafos, agua , café, condiciones ambientales, etc..

8) Al comienzo de la reunión, señalar y clarificar por si hubiera alguna duda, cuales son los objetivos y propósito de la reunión, lo que se espera alcanzar a su finalización y cual será la mecánica de funcionamiento. Presentar a los asistentes caso que hubiera algunos que no se conocieran entre si.

9) Fomentar la participación y el dialogo de los asistentes a la reunión para que afloren las sinergias del grupo. Hacer que los asistentes participen activamente y no se lleven su despacho a la reunión, dedicándose a revisar papeles, leer y escribir correos, etc..

10) Designa a alguna persona que actúe como moderador. Si fuera necesario efectuar votaciones para aprobar algún punto, como convocante, puede sugerir propuestas de resolución y votar sólo en caso de empate. Hacer que los participantes se sientan cómodos y a gusto para que sigan atentamente la reunión. Utilizar el sentido del humor y generar un clima de cooperación y confianza entre todos los asistentes. Evitar reproches y reprimendas personales, si fuera preciso, en público.

11) Garantizar el respeto a cada una de las opiniones que se puedan verter. No dejar que se escapen o se acallen puntos de vista por discrepantes o discordantes que puedan parecer. Y por supuesto no permitir ataques ni descalificaciones personales.

12) Solicitar a los asistentes se ciñan a los puntos del orden del día, siendo concisos y claros en sus exposiciones. Garantizar a todos los tiempos asignados y evitar que la reunión se vaya de las manos por falta de control sobre la misma. Cuando surja un tema importante no previsto tenerlo en cuenta para abordarlo en otra reunión.

13) Llegar a acuerdos sobre cada punto tratado estableciendo responsables y planes de acción o próximos pasos a adoptar y calendario esperado de realización. Posponer o aplazar aquellos temas mas controvertidos y polémicos sobre lo que no se ha llegado a un acuerdo o no están suficientemente maduros para tomar una decisión. Si fuera oportuno, crear una Comisión o Grupo de trabajo Ad Hoc para poder seguir avanzando en este tema hasta la próxima reunión

14) Asignar distintos Roles (mejor rotatorios) a desempeñar por algunos asistentes durante la reunión, como puede ser el de Controlador de Tiempos y Marcador del Ritmo, Moderador,....  Designar tambien un Secretario, para que al finalizar la reunión levante un acta de la misma, en el que se recojan con claridad y e imparcialmente un resumen de los puntos tratados y opiniones vertidas y compromisos alcanzados. Puede ser necesario en algunos casos enviar un borrador a los asistentes para su revisión y aprobación posterior. Las correcciones al acta deber divulgadas para su aprobación.

15) Comenzar las reuniones repasando los acuerdos y su evolución desde la reunión anterior.