EL ARTE DE DELEGAR

Delegar eficazmente es una de las habilidades directivas mas importantes. Cuando se Delega no se debe perder de vista que es un instrumento altamente eficaz para el desarrollo, motivación e implicación de las las personas.

Es una manera que tus colaboradores pongan en práctica sus destrezas y ganen en autoconfianza, al tiempo que con la Delegación favoreces la creatividad y te permite sacar tiempo, consiguiendo mas haciendo menos, para concentrarte en otros aspectos bajo tu responsabilidad. Eso sin olvidar que la Delegación es un proceso clave para garantizar los planes de sucesión interna.

Las razones por las que muchas veces somos reacios a delegar son varias. Es importante conocerlas para conseguir superar las barreras y conseguir delegar con eficacia. Entre ellas, está el temor a que tu colaborador cometa errores y lo haga peor que tu, otras veces se piensa que Delegar lleva mucho tiempo (es más rápido hacerlo uno mismo) o lo que es peor que llegues a perder el control de la situación. No menos importante es el hecho que muchos colaboradores son reacios a tomas las riendas por el temor al fracaso y sus repercusiones. No debemos olvidar que delegar es un proceso bidireccional que implica por igual a Jefes y colaboradores.

De todas formas puedes confundir la delegación con dar más carga de trabajo a tus colaboradores o encargar tareas rutinarias y repetitivas, las cuales son de tu desagrado  en lugar de facilitar mas responsabilidad y oportunidades de crecimiento profesional. Hay quien le gusta delegar y reportar por e-mail. Glup???????

Para saber si una tarea se puede delegar y cómo, hay que preguntarse por cuestiones tales como: ¿puede hacerlo alguien mas o es crítico que lo haga yo? ¿Proporciona la tarea oportunidades de desarrollo para la otra persona?¿es una tarea recurrente o no?¿Tengo tiempo para delegar la tarea eficazmente?¿Puedo delegar esta tarea?¿tengo capacidad de decisión sobre tarea?

Por ello como ayuda os dejo algunas claves para preparar a tu equipo y delegar con eficacia:

1) Facilita toda la información precisa y establece los retos a conseguir,. Proporciona una visión global (Mejor delegar la tarea completa) y establece prioridades y aspectos clave del proyecto. No des nada por su supuesto chequea y asegúrate que los han comprendido.

2) Determina los parámetros de seguimiento y objetivos de forma clara de forma que se pueda seguir el avance de una forma menos subjetiva. Acuérdate del acrónimo inglés SMART a la hora de establecer los objetivos (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound). Evita delegar tareas con objetivos confusos. Será un perdida de tiempo y una fuente de conflictos y desmotivación.

3) Garantiza el conocimiento previo y habilidades precisas que tienen tus colaboradores en relación con la tarea que les vas a encomendar.

4) Involúcrate personalmente al comienzo del proyecto o tarea, para motivar a tu equipo y garantizar que tienen claro el cometido y encauzar el arranque del proyecto en la forma esperada.

5) Define claramente la responsabilidad y autoridad que confieres a la persona o equipo en el que delegas. Asegúrate que la conocen y la asumen. Informa a tus colegas, resto de tu equipo(asegúrate que les apoyan) y Jefe, de la tarea que les has encomendado, especialmente cuanto mayor sea su relevancia

6) Facilítales cierta autonomía para favorecer su creatividad e iniciativa. Delegar no consiste en adjudicar ó asignar nuevas tareas y decir cómo hacerlas. Normalmente implica fijar la metas y logros esperados y dejar a la otras persona que trabaje el cómo, que hacer y los pasos a seguir para conseguir el resultado encomendado.

7) Transmite tu confianza en el equipo y sus capacidades.

8) Dotales de los medios precisos para poder llevar a cabo su tarea

9) Sigue periódicamente su evolución y establece mecanismos de feed back o consulta, para monitorizar la evolución y realizar los ajustes necesarios. Se flexible ante las situaciones imprevistas. Evita un micro-seguimiento y reporte continuado. Será poco motivador y paralizante.

10) No confundas Delegar, con Abdicar. No se pueden delegar las culpas. La responsabilidad última sigue siendo tuya.

11) Fija calendario de hitos, reportes de progreso y fechas de ejecución y finalización.

12) Establece sistemas de reconocimiento y premios por los logros conseguidos. Se tolerante con el error.


En todo caso es importante que conozcas que existen distintos niveles de delegación en función del grado de autonomía y libertad que quieras dar a las personas o a las vas a encomendarles la tarea. Delegar en mayor o menor grado dependerá de la situación particular en cuestión, del grado de madurez, experiencia y capacitación del equipo y la importancia, complejidad o criticidad del proyecto o tarea que se quiere delegar.

No se debe delegar tareas importantes cuando no tienes el control ni seguimiento del proceso o cuando tu gente no está capacitada para afrontar el reto.

A modo de ejemplo podríamos diferenciar los siguientes niveles o estadios de delegación

Nivel O: Por favor haz exactamente lo que te digo y pido- Sigue de forma precisa las instrucciones que se te dan.

Nivel 1: Analiza, investiga, dame la información para que yo despues pueda decidir.

Nivel 2: Analiza, investiga, me informas y dame tu opinión. Luego decidiremos juntos.

Nivel 3: Cuéntame cual es la situación. Dime en que te puedo apoyar para evaluarla y gestionarla. Luego decidimos juntos.

Nivel 4: Facilítame tu análisis y opinión razonada (razones, opciones, pros y contras) Dame una recomendación y proponme acciones . Luego te diré si puedes seguir adelante antes de ponerlo en práctica.

Nivel 5: Decide y infórmame de tu decisión. Espera a conocer mi Vº Bº antes de seguir adelante y actuar.

Nivel 6: Decide y infórmame de tu decisión. Actúa y sigue adelante salvo que te diga lo contrario.

Nivel 7: Decide, ponlo en práctica y actúa. Infórmame a posteriori de tus acciones y resultados.

Nivel 8: Decide, ponlo en práctica y actúa por tu cuenta. No es preciso que me informes de tus acciones.

Nivel 9: Decide y toma las acciones que consideres precisas para gestionar la situación adecuadamente. Es tu ámbito de responsabilidad.

COMO MEJORAR TU ASERTIVIDAD

Algunas claves para mejorar tu asertividad

1) Comunica de una manera abierta , sin rodeos y respetuosamente tus sentimientos, opiniones y necesidades. Se sincero y no lo dejes al albur de las interpretaciones. Comunícate tanto verbal y como no verbalmente.

2) Trabaja tu autoestima y confianza. Compórtate ante los demás con seguridad y autodeterminación. No estés nervioso ni indeciso.

3) No te importe decir lo que piensas, pero no seas agresivo. Se educado y ten tacto. No agredas a la otra persona. Cuando algo no te gusta y/o quieres cambiarlo, evita los juicios innecesarios. Vete los hechos y utiliza formulas tales como: Cuando tu…. (comportamiento o hechos) , entonces…… (resultado del comportamiento) y yo ….(sentimiento)

4) Cuida tu aspecto exterior y tus gestos. Mantén una postura derecha, abierta y relajada y mira directamente a los ojos, sin resultar incomodo. Muestra aplomo. No sonrías nerviosamente ni asientas en exceso

5) Habla claro, conciso y pausado. No te expreses de forma culpable e insegura .Guarda las disculpas para cuando sea preciso. No se disculpes innecesariamente a menos sean apropiadas y que hayas hecho algo mal.

6) Habla en primera persona (yo….) y dirígete a los demás como te gustaría que te hablaran. No andes con evasivas ni circunloquios innecesarios.

7) No te importe hacer preguntas cuando algo no te queda suficientemente claro. Solicita explicaciones cuando algo te parece poco razonable o injusto.


8) Se directo pero no seas arrogante ni elitista. Muéstrate siempre honesto y respetuoso.


9) Pon en claro tus objetivos. Conoce lo que quieres y pretendes de tus interlocutores. Evitará malentendidos . Les será mas fácil comprenderos y complacerte si les comunicas tus sentimientos y necesidades. No alimentes tu frustración hasta que finalmente acabes explotando.

10) Mantén una actitud de escucha activa. No solo es importante expresar tu sentimientos y necesidades, estate atento al contexto, observa las reacciones de los demás y déjales espacio para que puedan responderte y expresen sus propias ideas y emociones. No interrumpas ni te dejes interrumpir.


11) Cuando te comuniques. Deja espacio para las peticiones , ofertas, formular quejas y manifestar tu negativa. Compórtate de forma madura y responsable. Piensa que nadie es autosuficiente y necesitamos el apoyo de los demás. No esperes que sea la otra persona la que adivine, descubra tus necesidades o reconozca tus méritos, ni tampoco interpretes su negativa como un rechazo personal hacia ti.

12) Se modesto pero no te comportes de forma pusilánime ni pasiva. Creerás evitar los conflictos interpersonales pero en realidad tu nivel de estrés , insatisfacción y problemas a la postre crecerán.

13) No sacrifiques tu personalidad ni comprometas tu autoestima ni dignidad en nombre de una falsa armonía. Es bueno complacer a los demás pero no siempre a costa de ti mismo. Recuerda que tienes legítimos derechos como persona.(equivocarte, no dar explicaciones, acambiar de idea, a desconocer algo, a comportarte de una determinada forma, a decidir cuando atender las demandas de otra persona……)


14) Defiende con firmeza tus derechos y dignidad pero se justo y honesto con tu interlocutor. No abuses, te aproveches injustamente, engañes ni manipules a las otras personas. Recuerda respeta y hazte respetar.

15) Canaliza de forma adecuada tu frustración. Controla tus emociones .No te enfades ni te muestres agresivo, de bien poco te servirá. Mantén la cabeza fría, se flexible, estate dispuesto a negociar y deja siempre las puertas abiertas para otra ocasión.

16) Evita dar detalles en especial cuando tengas que decir que no ó dar malas noticias. No te sientas en la obligación de dar excesivas e innecesarias explicaciones. Muéstrate firme y vete directamente al grano.

17) Expresa tu No con determinación. Explica el porqué de tu negativa pero no te disculpes innecesariamente. Menos aún digas SI, cuando en realidad quieres decir No. Pon tus propios límites, solicita respecto hacia tu postura y no te sientas culpable, ni tengas miedo a mostrar desacuerdos ni al rechazo que provoca. Acepta la críticas y los elogios de forma ecuánime y con naturalidad.

18) No rehúyas la confrontación y aborda la situación cuando se plantea (La ocasión la pinta calva, dicen) a menos que necesites tiempo para tener un mejor control de ti mismo o de la situación.


19) En una confrontación, mide tus fuerzas, conoce donde están tus limites y la línea roja. Acepta el punto de vista del contrario y recuerda que las mas de la veces lo posible y deseable es aproximar posturas y llegar a una solución de compromiso satisfactoria(Ganar- Ganar) para ambas partes.

20) Algunas técnicas conocidas para ser mas asertivo son:

El Disco Roto: Repite persistentemente tus argumentos una y otra vez con tranquilidad para poner el foco en el mensaje central y no permitir distracciones ni evasivas(si pero…….de acuerdo pero……vale, si pero mi punto de vista es.. Comprendo que pero…).
El Banco de niebla: Muestrate de acuerdo en todo o en parte con el argumento de la otra persona. acepta las criticas pero echa un banco de niebla para que no sepa bien cual es tu postura y mantente firme en ella sin claudicar. Sólo tu tienes derecho a juzgarte(Si puede que tengas razón pero yo opino que…tienes razón, es verdad cierto es que podría….).
Aserción Negativa: Reconoce tus errores, sin culpa ni castigo pero sepáralos del fondo del asunto, sin entrar en justificaciones ni continuar hablando del tema.(Si es cierto no debí de entender bien la información que…..)
Ironía asertiva: Utiliza la ironía como forma de repuesta (¡Hombre muchas gracias¡…..)
Quebrantamiento del proceso: Responde a las críticas de forma lacónica( con un si o un No y abortes la argumentación en su contra)
Ignorar y aplazamiento asertivo: Ignora las razones de su interlocutor y aplaza la discusión hasta que este mas calmado y te sientas con capacidad para responder adecuadamente (Veo que estas enfadado asÍ que es mejor dejar para luego….Me reservo mi opinión ahora…..)
Pregunta asertiva: Pregunta para obtener información solicitando la crítica sincera y para contrargumentar a favor y defendernos de reproches injustificados ignorando el tono y las intenciones del otro(¿Qué es lo que te ….? ¿Por qué dices que….?..¿Que hay de malo en que…?.)
Procesar el cambio : Desplazar el foco de la discusión del tema central y focalizarlo en las relaciones entre ti y tu interlocutor
Autorevelación: Cuando quieras mejorar tus relaciones con tu interlocutor es conveniente ir dandr información sobre ti mismo a lo largo de la conversación (gustos, opiniones
Libre información: Consiste en dar por recibida y prestar atención a las revelaciones que la otra persona hace sobre si mismo