Delegar eficazmente es una de las habilidades directivas mas importantes. Cuando se Delega no se debe perder de vista que es un instrumento altamente eficaz para el desarrollo, motivación e implicación de las las personas.
Es una manera que tus colaboradores pongan en práctica sus destrezas y ganen en autoconfianza, al tiempo que con la Delegación favoreces la creatividad y te permite sacar tiempo, consiguiendo mas haciendo menos, para concentrarte en otros aspectos bajo tu responsabilidad. Eso sin olvidar que la Delegación es un proceso clave para garantizar los planes de sucesión interna.
Las razones por las que muchas veces somos reacios a delegar son varias. Es importante conocerlas para conseguir superar las barreras y conseguir delegar con eficacia. Entre ellas, está el temor a que tu colaborador cometa errores y lo haga peor que tu, otras veces se piensa que Delegar lleva mucho tiempo (es más rápido hacerlo uno mismo) o lo que es peor que llegues a perder el control de la situación. No menos importante es el hecho que muchos colaboradores son reacios a tomas las riendas por el temor al fracaso y sus repercusiones. No debemos olvidar que delegar es un proceso bidireccional que implica por igual a Jefes y colaboradores.
De todas formas puedes confundir la delegación con dar más carga de trabajo a tus colaboradores o encargar tareas rutinarias y repetitivas, las cuales son de tu desagrado en lugar de facilitar mas responsabilidad y oportunidades de crecimiento profesional. Hay quien le gusta delegar y reportar por e-mail. Glup???????
Para saber si una tarea se puede delegar y cómo, hay que preguntarse por cuestiones tales como: ¿puede hacerlo alguien mas o es crítico que lo haga yo? ¿Proporciona la tarea oportunidades de desarrollo para la otra persona?¿es una tarea recurrente o no?¿Tengo tiempo para delegar la tarea eficazmente?¿Puedo delegar esta tarea?¿tengo capacidad de decisión sobre tarea?
Por ello como ayuda os dejo algunas claves para preparar a tu equipo y delegar con eficacia:
1) Facilita toda la información precisa y establece los retos a conseguir,. Proporciona una visión global (Mejor delegar la tarea completa) y establece prioridades y aspectos clave del proyecto. No des nada por su supuesto chequea y asegúrate que los han comprendido.
2) Determina los parámetros de seguimiento y objetivos de forma clara de forma que se pueda seguir el avance de una forma menos subjetiva. Acuérdate del acrónimo inglés SMART a la hora de establecer los objetivos (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound). Evita delegar tareas con objetivos confusos. Será un perdida de tiempo y una fuente de conflictos y desmotivación.
3) Garantiza el conocimiento previo y habilidades precisas que tienen tus colaboradores en relación con la tarea que les vas a encomendar.
4) Involúcrate personalmente al comienzo del proyecto o tarea, para motivar a tu equipo y garantizar que tienen claro el cometido y encauzar el arranque del proyecto en la forma esperada.
5) Define claramente la responsabilidad y autoridad que confieres a la persona o equipo en el que delegas. Asegúrate que la conocen y la asumen. Informa a tus colegas, resto de tu equipo(asegúrate que les apoyan) y Jefe, de la tarea que les has encomendado, especialmente cuanto mayor sea su relevancia
6) Facilítales cierta autonomía para favorecer su creatividad e iniciativa. Delegar no consiste en adjudicar ó asignar nuevas tareas y decir cómo hacerlas. Normalmente implica fijar la metas y logros esperados y dejar a la otras persona que trabaje el cómo, que hacer y los pasos a seguir para conseguir el resultado encomendado.
7) Transmite tu confianza en el equipo y sus capacidades.
8) Dotales de los medios precisos para poder llevar a cabo su tarea
9) Sigue periódicamente su evolución y establece mecanismos de feed back o consulta, para monitorizar la evolución y realizar los ajustes necesarios. Se flexible ante las situaciones imprevistas. Evita un micro-seguimiento y reporte continuado. Será poco motivador y paralizante.
10) No confundas Delegar, con Abdicar. No se pueden delegar las culpas. La responsabilidad última sigue siendo tuya.
11) Fija calendario de hitos, reportes de progreso y fechas de ejecución y finalización.
12) Establece sistemas de reconocimiento y premios por los logros conseguidos. Se tolerante con el error.
En todo caso es importante que conozcas que existen distintos niveles de delegación en función del grado de autonomía y libertad que quieras dar a las personas o a las vas a encomendarles la tarea. Delegar en mayor o menor grado dependerá de la situación particular en cuestión, del grado de madurez, experiencia y capacitación del equipo y la importancia, complejidad o criticidad del proyecto o tarea que se quiere delegar.
No se debe delegar tareas importantes cuando no tienes el control ni seguimiento del proceso o cuando tu gente no está capacitada para afrontar el reto.
A modo de ejemplo podríamos diferenciar los siguientes niveles o estadios de delegación
Nivel O: Por favor haz exactamente lo que te digo y pido- Sigue de forma precisa las instrucciones que se te dan.
Nivel 1: Analiza, investiga, dame la información para que yo despues pueda decidir.
Nivel 2: Analiza, investiga, me informas y dame tu opinión. Luego decidiremos juntos.
Nivel 3: Cuéntame cual es la situación. Dime en que te puedo apoyar para evaluarla y gestionarla. Luego decidimos juntos.
Nivel 4: Facilítame tu análisis y opinión razonada (razones, opciones, pros y contras) Dame una recomendación y proponme acciones . Luego te diré si puedes seguir adelante antes de ponerlo en práctica.
Nivel 5: Decide y infórmame de tu decisión. Espera a conocer mi Vº Bº antes de seguir adelante y actuar.
Nivel 6: Decide y infórmame de tu decisión. Actúa y sigue adelante salvo que te diga lo contrario.
Nivel 7: Decide, ponlo en práctica y actúa. Infórmame a posteriori de tus acciones y resultados.
Nivel 8: Decide, ponlo en práctica y actúa por tu cuenta. No es preciso que me informes de tus acciones.
Nivel 9: Decide y toma las acciones que consideres precisas para gestionar la situación adecuadamente. Es tu ámbito de responsabilidad.
No hay comentarios:
Publicar un comentario