REUNIONES EFICACES

Es frecuente escuchar a los directivos de hoy en día quejarse del tiempo que emplean en reuniones a lo largo de su jornada, tanto como asistentes u organizadores, máxime cuando muchas de las cuales las califican como ineficaces o innecesarias. Seguro que todos nos suenan expresiones como estas: Me paso todo el santo día de reunión en reunión, no tengo tiempo para dedicarlo a mi propio trabajo ,no puedo gestionar mi Agenda ya que mi Jefe me puede convocar de un momento a otro y tengo que estar disponible, siempre empiezan con retraso y nunca se sabe cuando acaban, después de varias horas salimos sin haber resuelto nada y peor de lo que entramos, nadie se había leído los papeles, mejor no hablar en la reunión, te evitas disgustos y tareas…..


En la medida que nos ocupe y cuando seamos nosotros los convocantes y conductores/presidentes de una de estas reuniones, podemos evitar caer en algunos de los defectos recogidos en las frases anteriores y conseguir que pasen a ser una poderosa herramienta de gestión y cohesión de los Equipos en lugar de convertirse en una pérdida de tiempo.

Para ello sólo tenemos que seguir los pasos que  indicamos a continuación:

1) Antes de convocar una reunión, reflexionar sobre la necesidad y objetivos de la misma. El tiempo de las personas es valioso y escaso. Hay que ser práctico, evitar al máximo las reuniones innecesarias y pensar si hay otros medios alternativos y o complementarios.

Será útil a estos efectos reflexionar sobre cuales son las razones que subyacen tras la posible convocatoria de la reunión: Compartir información, tomar decisiones, ampliar conocimientos, solicitar ideas, organizar y repartir el trabajo, generar clima de equipo, etc…


2) En función de los objetivos de misma y situación, decidir si la reunión exige presencia física, que puede implicar costosos desplazamientos, o se puede hacer por multimedia o reuniones virtuales(Videoconferencia, call conference,…). Salvo razones de verdadera urgencia, ver que lugar, horarios y días de la semana son los más adecuados para las agendas particulares de la mayor parte de los asistentes.

3) Marcar un horario de comienzo y finalización de la reunión. Tendremos que atenernos al mismo y ser escrupuloso con la gestión de los tiempos. Ser puntuales y estrictos con la hora de inicio y comienzo. No haga esperar a otros ni que le esperen. Caso de quedar algún tema pendiente de abordar, mejor posponerlo para la próxima reunión.

4) Establecer previamente un detallado Orden del día o Agenda, señalando las personas responsables de su presentación y tiempos asignados para cada ítem de la misma. Comenzar con el repaso de los compromisos acordados en las reuniones anteriores y aprobaciones de actas caso de no haberlo hecho anteriormente. No situar los puntos mas polémicos de la Agenda al principio y dejar para el final del Orden del día un capitulo de varios o preguntas y respuestas. Si se prevé una reunión larga( punto a evitar..) establecer algunos tiempos para hacer un pequeño break y tomar un descanso.

5) Realizar la Convocatoria con la suficiente antelación, para permitir la asistencia y preparación previa de la reunión. Convocar sólo a las personas que considere conveniente y o relevantes para el adecuado desarrollo de la reunión y posibilitar la oportuna adopción de acuerdos. No convoque a gente innecesaria para lograr una reunión ágil y efectiva. Identificar claramente los objetivos de la reunión

6) Divulgar la documentación que se precisa conocer o se va a discutir, con antelación suficiente, para que las personas asistentes a la misma, puedan haberla estudiado y acudan a la reunión con los temas preparados y con su propio punto de vista u opinión sobre cada tema que les concierna. Evitar que se pierda el tiempo destinado casi toda la reunión a enterarse de que va y leer en conjunto la documentación.

Seleccionar el material de apoyo y medios audiovisuales (informes, cifras, diagramas, gráficos, presentaciones, …) que se va a utilizar durante la reunión para facilitar el intercambio de información y exposición de los temas a debatir. Solicitar por adelantado la documentación o presentaciones que van a ser utilizados eventualmente por parte de los asistentes.

7) Dejar a una persona encargada de la intendencia de la sala, para garantizar sus condiciones logísticas de acuerdo a lo requerido: Capacidad, medios audiovisuales, papeles de notas y bolígrafos, agua , café, condiciones ambientales, etc..

8) Al comienzo de la reunión, señalar y clarificar por si hubiera alguna duda, cuales son los objetivos y propósito de la reunión, lo que se espera alcanzar a su finalización y cual será la mecánica de funcionamiento. Presentar a los asistentes caso que hubiera algunos que no se conocieran entre si.

9) Fomentar la participación y el dialogo de los asistentes a la reunión para que afloren las sinergias del grupo. Hacer que los asistentes participen activamente y no se lleven su despacho a la reunión, dedicándose a revisar papeles, leer y escribir correos, etc..

10) Designa a alguna persona que actúe como moderador. Si fuera necesario efectuar votaciones para aprobar algún punto, como convocante, puede sugerir propuestas de resolución y votar sólo en caso de empate. Hacer que los participantes se sientan cómodos y a gusto para que sigan atentamente la reunión. Utilizar el sentido del humor y generar un clima de cooperación y confianza entre todos los asistentes. Evitar reproches y reprimendas personales, si fuera preciso, en público.

11) Garantizar el respeto a cada una de las opiniones que se puedan verter. No dejar que se escapen o se acallen puntos de vista por discrepantes o discordantes que puedan parecer. Y por supuesto no permitir ataques ni descalificaciones personales.

12) Solicitar a los asistentes se ciñan a los puntos del orden del día, siendo concisos y claros en sus exposiciones. Garantizar a todos los tiempos asignados y evitar que la reunión se vaya de las manos por falta de control sobre la misma. Cuando surja un tema importante no previsto tenerlo en cuenta para abordarlo en otra reunión.

13) Llegar a acuerdos sobre cada punto tratado estableciendo responsables y planes de acción o próximos pasos a adoptar y calendario esperado de realización. Posponer o aplazar aquellos temas mas controvertidos y polémicos sobre lo que no se ha llegado a un acuerdo o no están suficientemente maduros para tomar una decisión. Si fuera oportuno, crear una Comisión o Grupo de trabajo Ad Hoc para poder seguir avanzando en este tema hasta la próxima reunión

14) Asignar distintos Roles (mejor rotatorios) a desempeñar por algunos asistentes durante la reunión, como puede ser el de Controlador de Tiempos y Marcador del Ritmo, Moderador,....  Designar tambien un Secretario, para que al finalizar la reunión levante un acta de la misma, en el que se recojan con claridad y e imparcialmente un resumen de los puntos tratados y opiniones vertidas y compromisos alcanzados. Puede ser necesario en algunos casos enviar un borrador a los asistentes para su revisión y aprobación posterior. Las correcciones al acta deber divulgadas para su aprobación.

15) Comenzar las reuniones repasando los acuerdos y su evolución desde la reunión anterior.

COACHING, ¿PARA QUÉ.....?

"Los coaches ayudan ofreciendo una mirada diferente, para que otros puedan observar sus propias vidas con nuevos ojos, de manera de descubrir interpretaciones que lo conduzcan a cumplir con sus aspiraciones”. (Rafael Echeverría)


Muchos se preguntan que es eso del Coaching, ¿En que consiste? ¿Sirve para algo…? ¿Me puede ser de utilidad? ¿Otro invento de Recursos Humanos? ¿Una moda algo snob..?¿Es como ir al psicólogo? ¿Es un entrenador personal..?..preguntas como éstas que las mas de las veces se efectúan desde la incredulidad y la desconfianza.

Como toda nueva profesión precisa de un proceso de asentamiento y divulgación entre la Sociedad, que permita evitar el confusionismo que existe acerca de lo que es o no es Coaching y consolidar la misma bajo cimientos éticos y profesionales.

Lo que diferencia al Coaching de otras disciplinas es que es un proceso orientado claramente a la consecución de resultados, resultados y metas alcanzados y propuestos por la persona o equipo que contrata  un Coach Profesional.

Desde el punto de vista empresarial, el Directivo de hoy y sus equipos pueden precisar un proceso de Coaching para mejorar su desempeño como líderes y alcanzar aquellos retos y metas marcados tanto por ellos mismos como por la Organización de la que forman parte.

Mediante el proceso de Coaching adquirirá otra perspectiva sobre su desempeño, contara con un Coach que le acompañará en el camino para mejorar su rendimiento y alcanzar los resultados que precisa. El Directivo (En este caso el Coachee) no se sentirá sólo, tendrá a su disposición  una persona (Coach) con la que podrá compartir sus vulnerabilidades, una persona que le enfrentará a sus miedos, que le dará feedback sobre su comportamiento y le ayudará a poner en orden sus prioridades, a vencer sus dudas y gestionar los conflictos que el ejecutivo tiene que abordar satisfactoriamente.

La relación con el Coach le tiene que servir para ser mas consciente del conjunto de valores y creencias limitantes que le hacen percibir la realidad de forma que condiciona y frena su desempeño. El Coach le apoyará en su compromiso, para superar aquellos bloqueos e inseguridades que le frenan, a conocer tanto sus puntos débiles y como fuertes para trabajar los primeros para mejorarlos y apalancarse sobre los segundos para salir airoso de sus metas. El Coach le enfrentará con esa realidad y le ayudará para habilitarle un nuevo escenario de posibilidades, en el que el Directivo será actor y autor al mismo tiempo.

Para otros, el proceso de Coaching les será de suma utilidad para mejorar la confianza en si mismos y generar una fuerza interior que les permita abordar de forma positiva las dificultades que tiene que sortear a partir de su autoconocimiento, aceptación, como paso previo al aprendizaje, y una oportuna gestión de sus emociones y estados de ánimo.

Uno de los puntos cruciales del proceso de Coaching será, para aquellos Directivos que se encuentren con dificultades relacionales, mejorar su capacidad de comunicación e interactuación dentro de la Compañía, tanto con sus jefes como cono sus colaboradores o personas colaterales para gestionar adecuadamente los conflictos, reducir las tensiones que afloren y generar compromisos y adhesiones, en torno al objetivo común.

Señalábamos al principio que no había un autentico proceso de Coaching sino se focalizaba en el cambio de comportamientos y se establecía un plan de acción dirigido a conseguir resultados excepcionales y no predecibles. Para ello es requisito previo que exista una meta a alcanzar, posteriormente se precisa un compromiso por parte del ejecutivo en esforzarse y trabajar para conseguir esa meta y finalmente todo ello se deberá materializar en un plan de acción concreto provisto de indicadores que nos adviertan de su consecución y logro. En todo el proceso el Coach será el acompañante actuando como iluminador y catalizador del cambio del Coachee.

Pero nada de lo anterior sería posible si no se establece como sustento previo una relación de confianza plena ente el Coach y su Coachee. Confianza que se genera desde el mutuo respecto y sinceridad. Confianza que el Coach debe ser capaz de merecerse desde la humildad, además de mostrase creíble y fiable, gracias a su cercanía y actitud empática hacia el Directivo y su Mundo, conectando con su forma de percibirlo, huyendo de juicios previos, de descalificaciones o dudas sobre las posibilidades del Coachee. Y por supuesto manteniendo las más absoluta confidencialidad sobre el proceso.

¿Cuál es el vehículo básico por el cual transita un proceso de Coaching? Nada mas y nada menos que mediante el ejercicio de la conversación, como hacían los antiguos filósofos socráticos, dejándonos transformar con su dialéctica por el poder de la palabra, a descubrir por nosotros mismos las respuestas a las cuestiones que nos acucian. Conversación en la que el Coach estará al servicio del Coachee estando atento, escuchando de forma empática, fluyendo con el Coachee, espejándole y dándoles feedback, reorientando la conversación acompasadamente con el Coachee.

Finalizaremos resaltando que el Coaching tiene que ver con el cambio del tipo de observador que somos, de la forma que percibimos e interpretamos el entorno que nos rodea, del modo en que nos erigimos en constructores de nuestras historias, en la que nos asignamos y repartimos papeles, de la interpretación que hacemos de las cosas que nos suceden y como permitimos que nos afecten. Como consecuencia de variar nuestra mirada encontramos la forma de superar nuestras dificultades y bloqueos culminando en un cambio de hábitos y comportamientos.

Lo que distingue el fracaso del éxito no son las cosas que nos pasan; la diferencia estriba en cómo percibimos "lo que pasa" y qué hacemos en consecuencia.

(Antony Robbins)

Pensamiento creativo y Liderazgo

Una de las cualidades básicas que tiene que tener un buen líder es ser creativo y generar a su alrededor un entorno que favorezca y fomente la innovación y la creatividad. Si liderazgo implica abrir caminos hacia un nuevo mundo de posibilidades, adentrase en el futuro en pos de la visión y guiar a su equipo o seguidores hacia esa meta común, el pensamiento creativo será uno de sus mejores aliados, primero para construir su visión y después para ir en post de ella. Será la creatividad el arma que le permitirá seguir progresando y combatir la obsolescencia y la merma de productividad.


No es imprescindible que el líder sea una persona muy creativa, me apuro a decir que nadie, ya que el pensamiento creativo exige método y esfuerzo, la creatividad se aprende, entrena y desarrolla. El líder como catalizador del cambio debe generar a su alrededor un ambiente propicio para que fluya la creatividad entre sus colaboradores.

Para que surja la creatividad no es necesario ser una persona muy inteligente, mas bien contar con un alto índice de inteligencia podría ser contraproducente ya que podría dominar el pensamiento analítico y deductivo, si en cambio es imprescindible tener una mente abierta, curiosa, libre de censuras y vergüenzas, tal como es la mente de los niños, adalides de la creatividad.

Ser creativo es pensar con fluidez, tener la mente abierta a nuevas ideas y experiencias. Supone huir de clichés y utilizar la especulación e imaginación en lugar de la experiencia anterior para poner nuevos focos, explorar nuevas ideas y encontrar diferentes alternativas e interpretaciones.

El pensamiento creativo implica la utilización del hemisferio derecho de nuestro cerebro, mas relacional, holístico, sintético con una percepción simultanea y visual mientras que el hemisferio izquierdo se especializa en el pensamiento, analítico, lineal y lógico. Todos utilizamos ambos hemisferios, si bien es cierto que en cada persona predomina de forma diferente cada hemisferio con lo que se podría concluir que hay personas mas creativas, aquellas en las que predomina el hemisferio derecho, que otras.

Ello no es del todo verdad ya que la creatividad implica dos grandes tiempos. Un primer tiempo presidido por la flexibilidad, apertura y la generación de nuevas asociaciones e imágenes y un segundo tiempo en el que una vez que la imaginación ha volado, se han visualizado nuevas ideas y se han encontrado nuevas perspectivas y combinaciones le toca el turno al hemisferio izquierdo para desafiarlas, refinarlas y someterlas a un proceso de evaluación para descartar y elegir aquellas ideas innovadoras, que aporten valor y sean productivamente viables.

Antes mencionamos que la creatividad se entrena y desarrolla. Cualquiera que sea el hemisferio predominante, gracias al reciente fenómeno conocido como la Plasticidad Cerebral nuestro cerebro se adapta y modifica su estructura y funcionamiento ya que desarrolla nuevas conexiones neuronales mediante la sinapsis como consecuencia del aprendizaje y puesta en práctica de nuevas pautas de comportamiento.

Este ejercicio de creatividad implica utilizar el denominado pensamiento lateral en el que se cambian los paradigmas, se cambian las reglas y restricciones de nuestro pensamiento para escapar de lo convencional y salirnos de la caja y desafiando estructura o mapa mental en el que estamos inmersos. Se trata de pensar en lo simple, absurdo, raro e inusual, de conectar lo desconectado, sin censuras previas ni restricciones., pensando metafóricamente, dejándose llevar por las intuiciones, estando dispuesto a probar nuevas cosas y prestando atención a los hallazgos ocasionales (Muchos de los grandes inventos surgieron por casualidad..)

Pero el proceso creativo transciende de la individualidad, para crecer y desarrollarse en un entorno relacional. Donde mejor fluye la creatividad es en un proceso de generación e intercambio de ideas que van y vienen de forma continua y circular. Debido a ello el Lider debe convertirse en un verdadero y eficaz catalizador del proceso creativo atendiendo a las siguientes pautas de comportamiento:

1) Informando claramente sobre la visión y retos a conseguir.

2) Ilusionando y alentando a la gente a desafiar y dejar atrás sus límites.(No se puede, ya se intentó…)

3) Fomentando la Escucha activa y empática, sin prejuzgar ni censurar.

4) Creando foros de generación e intercambio de ideas. En lo que se atrevan a discrepar pero no se discuta ni se trate de convencer ni imponer las ideas de unos sobre los otros.

5) Estimulando el trabajo colaborativo y en equipo, presidido por el respeto al otro, evitando rivalidades, confrontaciones y aceptando diferentes puntos de vista.

6) Instalando una cultura de confianza en la que se premie la asunción de riesgos, se permitan nuevas iniciativas y se observe el error como un camino hacia el aprendizaje.

7) Abriendo canales de información y puertas al diálogo e intercambio de ideas. Estando abierto a sugerencias, y mostrándose accesible.

8) Implantando una estructura descentralizada e instaurando procesos de delegación que fomenten la autonomía, el desarrollo y la participación.

9) Estimulando iniciativas que fomenten la creatividad (Foros de discusión de ideas, Comités de Innovación,premios por nuevas ideas, lugares físicos, ……)

10) Utilizando distintas técnicas en reuniones y comités que desarrollen y potencien la creatividad en sus equipos (Brainstorming, Serendipitys, pensamiento lateral, ideas forzadas y asociación de ideas, los 6 sombreros del pensamiento de Bono, Lista de atributos y análisis morfológico…)



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