CUESTION DE FORMAS

"La cortesía es un gesto de dignidad, no de sumisión".Theodore Roosvelt

Hay quien piensa que la Forma es puro envoltorio o mero formalismo. Es artificio e hipocresía cuando ocultan la Verdad o la Nada; de ahí la importancia de  dar coherencia entre Fondo y Forma y combinarlos adecuadamente.

Fondo y Forma deben de ir de la mano y formar parte de un todo, como el Núcleo y la Corteza de un átomo con su carga de protones y electrones..

Mas allá de convencionalismos, en las relaciones humanas las Formas son necesarias para la correcta convivencia, comunicación e interacción y por tanto hay que cuidarlas. Constituyen una muestra de aceptación y respeto hacia los demás, siendo reflejo y representación del carácter y educación de la persona que las exhibe.

Todos conocemos a alguien a quien no le acompañan las  formas o le traicionan mostrando un obscuro trasfondo. ¿Quien no ha perdido alguna vez los papeles?. Este descontrol emocional hace que perdamos nuestro equilibrio interior dando respuestas inadecuadas y desmesuradas.

Si queremos  vivir en Convivencia y que  aflore la Concordia practiquemos la Cortesía y cuidemos las Formas,

SER MAS PRODUCTIVO

Lo importante no es el tiempo que dispones, lo relevante es el uso del mismo y las cosas que haces que sucedan en él

Todos nos sentimos a menudo agobiados por la carga de trabajo que tenemos  necesitando mejorar  nuestra Productividad para ser mas eficaces y eficientes y así obtener Mejores Resultados con menos Tiempo, Esfuerzo y Recursos.

Tarea ésta, la de Ser mas Productivos,  a la que nos dedicamos una y otra vez con resultados mas que dudosos y descorazonadores.

Lo cierto, es que andamos gran parte de nuestro tiempo dispersos y enredados aquí y allá, asistiendo a multitud de reuniones, contestando desorganizadamente al E-mail o atrapados por esos pequeños y peligrosos “ladrones de tiempo” como son la navegación por Internet, el chateo con Whatshap o  las Redes Sociales  y todo eso sin considerar  nuestra dedicación diaria a tareas burocráticas, triviales y rutinarias.

Obviamos que  la mejor manera de Ser mas Productivos, es sustituir aquellas tareas menos valiosas o productivas, por otras que aporten mayor Valor Añadido; tesis  por otra parte avalada la conocida Regla de Pareto,  mediante la cual tan solo el 20% de nuestras Actividades producen el 80% de los Resultados.

El Tiempo no lo podemos alargar indefinidamente. La clave está en emplearlo bien y no malgastarlo.

Lo relevante son las cosas que suceden durante el mismo y el coste de oportunidad de las cosas que hacemos vinculado a las cosas dejamos de hacer; y para ello, nada mejor que planificar y priorizar nuestra Jornada laboral  llevando una Agenda donde tengan cabida, seguimiento y fecha de finalización las Tareas y Actividades mas prioritarias y relevantes.

 Entonces  ¿Porqué nos empeñamos en cometer los mismos errores y permanecer enganchados a tareas triviales de escaso valor y rendimiento.? ¿Porqué nuestra Jornada laboral se alarga sobremanera día tras día sin poner freno ni remedio?

Una veces será  por confort, pereza o desconfianza, otras por nuestra tendencia irremediable  a procastinar o simplemente por hacer méritos calentando la silla .

Para evitarlo, nos será de mucha utilidad priorizar y  hacer un inventario, tanto a nivel individual como colectivo,  a escala departamental, de aquellas tareas menos importantes para conseguir nuestros Resultados viendo la forma de abandonarlas, delegarlas o incluso externalizarlas en función de su importancia, criticidad o necesidad.

Por otro lado aprender a decir no; tener orden, controlar y minimizar las interrupciones; acostumbrarnos a delegar con eficacia; focalizarnos en lo que hacernos y dejar a un lado la multitarea nos ayudaran ciertamente a mejorar mucho nuestra productividad.

Ello sin olvidarnos de gestionar adecuadamente las reuniones- Esas que ocupan gran parte de nuestra jornada - , preparándolas bien, no extendiéndolas mas de lo necesario y manejando adecuadamente las convocatorias, documentación y asistencias.

Capítulo aparte son nuestros Jefes; ellos son sin lugar a duda uno de los mayores ladrones de tiempo.

Los hay excesivamente dependientes de sus Colaboradores o excesivamente exigentes o controladores; muchos de ellos provocan ,consciente o inconscientemente , que todo el mundo baile al son que ellos tocan, con infinidad de reportes, reuniones, informes, seguimientos de todo tipo , que hacen que trabajar con ellos sea muy difícil  condicionando irremediablemente tu Agenda.

A pesar de las indudables dificultades que ello supone, lo mejor será que hagas valer tu Trabajo y Tiempo.

Toma tú la iniciativa, clarifica objetivos, establece conjuntamente con él prioridades y gestiona sus expectativas; señala los detalles, envergadura y alcance temporal de los trabajos y proyectos asignados; pactando mutuamente “deadlines”, y  reuniones de seguimiento periódico. ¡Seguro que verás avances¡

Y claro está, llevar una vida saludable, alimentarse y dormir adecuadamente y hacer ejercicio físico regularmente nos dará mas energía y hará que estemos mas activos y lúcidos en el Trabajo.

PUENTING

El Puenting consiste en saltarse al inmediato jerárquico superior o inferior sin el conocimiento o consentimiento del Puenteado.

Hacer Puenting es propio de los Trepas que utilizan ésta práctica como medio para obtener prebendas y/o escalar en el Organigrama de una Organización.

El Puenteo atenta de forma directa a la unidad de mando y líneas de reporte en una Organización socavando seriamente el principio de autoridad y la responsabilidad derivada de la Jerarquía  ya que no se concibe la una sin la otra.

En ocasiones dependiendo de la situación o tipo de negocio se puede ser flexible y de forma puntual incurrir en el Puenting por razones de agilidad, inmediatez o cercanía a la fuente. En todo caso esto hay que hacerlo con el conocimiento del Puenteado nunca a sus espaldas y de forma habitual.

Ahora bien si es estructural o permanente lo deseable y conveniente es cambiar la línea de reporte y el Organigrama  adaptándolo a las exigencias operacionales y aligerándolo si fuera preciso.

Por cómodo o provechoso que pueda parecer no debemos caer en el error de practicar el Puenting ya que alimenta la desconfianza y promueve la deslealtad afectando paradójicamente a la postre a la eficacia de la Organización al diluir las responsabilidades dentro de la misma.

Como Directivos debemos de dar oportunidades para que nuestros Colaboradores brillen con luz propia reconociendo públicamente y ante nuestros superiores su valía y trabajo y así evitar la casi necesidad biológica de  ser puenteados por ellos al ejercer nosotros de Tapón para sus legítimas aspiraciones profesionales. Si así ocurriera y fuéramos puenteados debemos mostrarnos asertivos ante nuestro Jefe exponiendo nuestra disconformidad con  la situación  haciendo valer nuestra Posición.

Al mismo tiempo evitaremos la tentación de saltarnos a nuestros Subordinados directos sino queremos desacreditarlos, romper la armonía  y provocar el desconcierto , la desorganización y la desmotivación en nuestros Equipos.

Respecto a nuestros Jefes no es recomendable, en modo alguno, traicionarles  ocultándoles  información y despachando de manera habitual a sus espaldas con sus Superiores sino queremos atenernos a las consecuencias de su malestar o sufrir en nuestra propia carne el dicho de Roma no paga Traidores.

MENOS ES MAS

El origen de esta frase, Menos es Mas, se atribuye al brillante arquitecto y diseñador alemán Ludwig Mies van der Rohe precursor de lo que hoy entendemos como Minimalismo.

Pero no nos vamos a referir a ésta corriente estética que revolucionó la Arquitectura y el Diseño tal como hoy lo entendemos aunque podemos servirnos de algunos de los conceptos que manejan como la sencillez, simplicidad, la importancia del todo sobre las partes, para referirnos a la relación existente entre ser más eficaz y productivo y trabajar menos.

Hemos vivido una época en la que irse pronto del trabajo estaba mal visto. A uno le tachaban de persona poco comprometida, con las consecuencias profesionales que ello tenía; y uno se sentía ansioso y culpable por ello, olvidando todos que el verdadero compromiso es con los resultados no con las horas y que no por trabajar mucho se es mas efectivo.

En esto como en otras cosas funciona la Ley de Pareto por la que se dice que el 20% de las Actividades concentran el 80% de los Resultados.

Por ahí es por donde debemos comenzar para ser mas efectivos. Tenemos que aprender a poner el foco en lo relevante e importante, ser selectivos y saber priorizar para no malgastar energías en actividades improductivas.

Pero aún existen muchos Directivos no saben gestionar su tiempo y son unos adictos al Trabajo. Su Jornada Laboral es maratoniana y no parece tener fin. Les cuesta delegar, suelen llevar trabajo a casa, incluso los fines de semana, están todo el santo día colgados al e-mail siendo incapaces de desconectar.

Esta situación prolongada en el tiempo pone en riesgo su equilibrio personal  y familiar generándoles un excesivo nivel de stress que les bloquea e impide ser mas eficaces. Desconocen el punto a partir del cual menos es mas; no saben cuando tienen que pararse por lo que su rendimiento y su estabilidad drecrece exponencialmente.

Olvidan que su actividad compulsiva, exceso de trabajo e hiperactividad les lleva al  agotamiento físico y mental afectando seriamente, entre otras cosas, a su capacidad de decisión y resolución; a su creatividad; a su confianza y  su motivación.

Paradójicamente su competitividad y afán por controlar todo les lleva a fracasar y  perder el control desbordados por la situación que materialmente se les ha ido de las manos.

EL ARTE DE DELEGAR

Delegar eficazmente es una de las habilidades directivas mas importantes. Cuando se Delega no se debe perder de vista que es un instrumento altamente eficaz para el desarrollo, motivación e implicación de las las personas.

Es una manera que tus colaboradores pongan en práctica sus destrezas y ganen en autoconfianza, al tiempo que con la Delegación favoreces la creatividad y te permite sacar tiempo, consiguiendo mas haciendo menos, para concentrarte en otros aspectos bajo tu responsabilidad. Eso sin olvidar que la Delegación es un proceso clave para garantizar los planes de sucesión interna.

Las razones por las que muchas veces somos reacios a delegar son varias. Es importante conocerlas para conseguir superar las barreras y conseguir delegar con eficacia. Entre ellas, está el temor a que tu colaborador cometa errores y lo haga peor que tu, otras veces se piensa que Delegar lleva mucho tiempo (es más rápido hacerlo uno mismo) o lo que es peor que llegues a perder el control de la situación. No menos importante es el hecho que muchos colaboradores son reacios a tomas las riendas por el temor al fracaso y sus repercusiones. No debemos olvidar que delegar es un proceso bidireccional que implica por igual a Jefes y colaboradores.

De todas formas puedes confundir la delegación con dar más carga de trabajo a tus colaboradores o encargar tareas rutinarias y repetitivas, las cuales son de tu desagrado  en lugar de facilitar mas responsabilidad y oportunidades de crecimiento profesional. Hay quien le gusta delegar y reportar por e-mail. Glup???????

Para saber si una tarea se puede delegar y cómo, hay que preguntarse por cuestiones tales como: ¿puede hacerlo alguien mas o es crítico que lo haga yo? ¿Proporciona la tarea oportunidades de desarrollo para la otra persona?¿es una tarea recurrente o no?¿Tengo tiempo para delegar la tarea eficazmente?¿Puedo delegar esta tarea?¿tengo capacidad de decisión sobre tarea?

Por ello como ayuda os dejo algunas claves para preparar a tu equipo y delegar con eficacia:

1) Facilita toda la información precisa y establece los retos a conseguir,. Proporciona una visión global (Mejor delegar la tarea completa) y establece prioridades y aspectos clave del proyecto. No des nada por su supuesto chequea y asegúrate que los han comprendido.

2) Determina los parámetros de seguimiento y objetivos de forma clara de forma que se pueda seguir el avance de una forma menos subjetiva. Acuérdate del acrónimo inglés SMART a la hora de establecer los objetivos (Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timebound). Evita delegar tareas con objetivos confusos. Será un perdida de tiempo y una fuente de conflictos y desmotivación.

3) Garantiza el conocimiento previo y habilidades precisas que tienen tus colaboradores en relación con la tarea que les vas a encomendar.

4) Involúcrate personalmente al comienzo del proyecto o tarea, para motivar a tu equipo y garantizar que tienen claro el cometido y encauzar el arranque del proyecto en la forma esperada.

5) Define claramente la responsabilidad y autoridad que confieres a la persona o equipo en el que delegas. Asegúrate que la conocen y la asumen. Informa a tus colegas, resto de tu equipo(asegúrate que les apoyan) y Jefe, de la tarea que les has encomendado, especialmente cuanto mayor sea su relevancia

6) Facilítales cierta autonomía para favorecer su creatividad e iniciativa. Delegar no consiste en adjudicar ó asignar nuevas tareas y decir cómo hacerlas. Normalmente implica fijar la metas y logros esperados y dejar a la otras persona que trabaje el cómo, que hacer y los pasos a seguir para conseguir el resultado encomendado.

7) Transmite tu confianza en el equipo y sus capacidades.

8) Dotales de los medios precisos para poder llevar a cabo su tarea

9) Sigue periódicamente su evolución y establece mecanismos de feed back o consulta, para monitorizar la evolución y realizar los ajustes necesarios. Se flexible ante las situaciones imprevistas. Evita un micro-seguimiento y reporte continuado. Será poco motivador y paralizante.

10) No confundas Delegar, con Abdicar. No se pueden delegar las culpas. La responsabilidad última sigue siendo tuya.

11) Fija calendario de hitos, reportes de progreso y fechas de ejecución y finalización.

12) Establece sistemas de reconocimiento y premios por los logros conseguidos. Se tolerante con el error.


En todo caso es importante que conozcas que existen distintos niveles de delegación en función del grado de autonomía y libertad que quieras dar a las personas o a las vas a encomendarles la tarea. Delegar en mayor o menor grado dependerá de la situación particular en cuestión, del grado de madurez, experiencia y capacitación del equipo y la importancia, complejidad o criticidad del proyecto o tarea que se quiere delegar.

No se debe delegar tareas importantes cuando no tienes el control ni seguimiento del proceso o cuando tu gente no está capacitada para afrontar el reto.

A modo de ejemplo podríamos diferenciar los siguientes niveles o estadios de delegación

Nivel O: Por favor haz exactamente lo que te digo y pido- Sigue de forma precisa las instrucciones que se te dan.

Nivel 1: Analiza, investiga, dame la información para que yo despues pueda decidir.

Nivel 2: Analiza, investiga, me informas y dame tu opinión. Luego decidiremos juntos.

Nivel 3: Cuéntame cual es la situación. Dime en que te puedo apoyar para evaluarla y gestionarla. Luego decidimos juntos.

Nivel 4: Facilítame tu análisis y opinión razonada (razones, opciones, pros y contras) Dame una recomendación y proponme acciones . Luego te diré si puedes seguir adelante antes de ponerlo en práctica.

Nivel 5: Decide y infórmame de tu decisión. Espera a conocer mi Vº Bº antes de seguir adelante y actuar.

Nivel 6: Decide y infórmame de tu decisión. Actúa y sigue adelante salvo que te diga lo contrario.

Nivel 7: Decide, ponlo en práctica y actúa. Infórmame a posteriori de tus acciones y resultados.

Nivel 8: Decide, ponlo en práctica y actúa por tu cuenta. No es preciso que me informes de tus acciones.

Nivel 9: Decide y toma las acciones que consideres precisas para gestionar la situación adecuadamente. Es tu ámbito de responsabilidad.