SER MAS PRODUCTIVO

Lo importante no es el tiempo que dispones, lo relevante es el uso del mismo y las cosas que haces que sucedan en él

Todos nos sentimos a menudo agobiados por la carga de trabajo que tenemos  necesitando mejorar  nuestra Productividad para ser mas eficaces y eficientes y así obtener Mejores Resultados con menos Tiempo, Esfuerzo y Recursos.

Tarea ésta, la de Ser mas Productivos,  a la que nos dedicamos una y otra vez con resultados mas que dudosos y descorazonadores.

Lo cierto, es que andamos gran parte de nuestro tiempo dispersos y enredados aquí y allá, asistiendo a multitud de reuniones, contestando desorganizadamente al E-mail o atrapados por esos pequeños y peligrosos “ladrones de tiempo” como son la navegación por Internet, el chateo con Whatshap o  las Redes Sociales  y todo eso sin considerar  nuestra dedicación diaria a tareas burocráticas, triviales y rutinarias.

Obviamos que  la mejor manera de Ser mas Productivos, es sustituir aquellas tareas menos valiosas o productivas, por otras que aporten mayor Valor Añadido; tesis  por otra parte avalada la conocida Regla de Pareto,  mediante la cual tan solo el 20% de nuestras Actividades producen el 80% de los Resultados.

El Tiempo no lo podemos alargar indefinidamente. La clave está en emplearlo bien y no malgastarlo.

Lo relevante son las cosas que suceden durante el mismo y el coste de oportunidad de las cosas que hacemos vinculado a las cosas dejamos de hacer; y para ello, nada mejor que planificar y priorizar nuestra Jornada laboral  llevando una Agenda donde tengan cabida, seguimiento y fecha de finalización las Tareas y Actividades mas prioritarias y relevantes.

 Entonces  ¿Porqué nos empeñamos en cometer los mismos errores y permanecer enganchados a tareas triviales de escaso valor y rendimiento.? ¿Porqué nuestra Jornada laboral se alarga sobremanera día tras día sin poner freno ni remedio?

Una veces será  por confort, pereza o desconfianza, otras por nuestra tendencia irremediable  a procastinar o simplemente por hacer méritos calentando la silla .

Para evitarlo, nos será de mucha utilidad priorizar y  hacer un inventario, tanto a nivel individual como colectivo,  a escala departamental, de aquellas tareas menos importantes para conseguir nuestros Resultados viendo la forma de abandonarlas, delegarlas o incluso externalizarlas en función de su importancia, criticidad o necesidad.

Por otro lado aprender a decir no; tener orden, controlar y minimizar las interrupciones; acostumbrarnos a delegar con eficacia; focalizarnos en lo que hacernos y dejar a un lado la multitarea nos ayudaran ciertamente a mejorar mucho nuestra productividad.

Ello sin olvidarnos de gestionar adecuadamente las reuniones- Esas que ocupan gran parte de nuestra jornada - , preparándolas bien, no extendiéndolas mas de lo necesario y manejando adecuadamente las convocatorias, documentación y asistencias.

Capítulo aparte son nuestros Jefes; ellos son sin lugar a duda uno de los mayores ladrones de tiempo.

Los hay excesivamente dependientes de sus Colaboradores o excesivamente exigentes o controladores; muchos de ellos provocan ,consciente o inconscientemente , que todo el mundo baile al son que ellos tocan, con infinidad de reportes, reuniones, informes, seguimientos de todo tipo , que hacen que trabajar con ellos sea muy difícil  condicionando irremediablemente tu Agenda.

A pesar de las indudables dificultades que ello supone, lo mejor será que hagas valer tu Trabajo y Tiempo.

Toma tú la iniciativa, clarifica objetivos, establece conjuntamente con él prioridades y gestiona sus expectativas; señala los detalles, envergadura y alcance temporal de los trabajos y proyectos asignados; pactando mutuamente “deadlines”, y  reuniones de seguimiento periódico. ¡Seguro que verás avances¡

Y claro está, llevar una vida saludable, alimentarse y dormir adecuadamente y hacer ejercicio físico regularmente nos dará mas energía y hará que estemos mas activos y lúcidos en el Trabajo.