No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy
Chesterfield
¿Quien no ha caído alguna en la tentación de postergar temas que nos da pereza acometer? Aplazar una reunión que nos resulta desagradable, posponer una negociación que se aventura complicada, diferir una conversación para corregir y dar feedback un colaborador, aparcar una decisión que no nos gusta tomar hasta que no haya mas remedio, demorar el comienzo de un proyecto o tarea, o estar liado siempre con cosas irrelevantes mientras las importantes esperan ….Seguro que la mayoría de nosotros podríamos encontrar muchas ocasiones similares a las mencionadas ,en las que hemos actuado con dilación posponiendo asuntos que sin duda tendríamos que haber acometido, lo que también es seguro que no todos hemos actuado así por las mismas razones o motivos.
La acción de procrastinar, como cultamente se dice al hábito de aplazar acciones necesarias o cruciales sustituyéndolas por otras mas irrelevantes o agradables, puede llegar a ser un serio problema que comprometa nuestro proyecto de vida o profesión, un trastorno del comportamiento si se convierte en algo recurrente. Si percibimos que podemos estar en esta situación, la primera pregunta que nos debemos hacer para combatir esta perniciosa costumbre es ¿Cuáles son los motivos que me llevan a retrasar y aplazar de manera sistemática los asuntos?
Para unos la raíz de éste comportamiento estará dentro de sí mismos, en su miedos interiores los cuales le paralizarán para evitar el sentimiento de fracaso ante un resultado que prevén pueda no ser favorable. Podríamos decir que en el trasfondo existe un problema de autoestima.
Otras personas en cambio actúan de ésta forma en una especie de rebeldía interior, que le lleva a creer que son más libres haciendo las cosas cuando quieren no cuando deben. En éste caso la fuerza que mueve a diferir nuestras intervenciones es el deseo de sentirnos independientes y autónomos.
Si para unos son sus miedos, para otros su afán de independencia, para otras personas será su afán de perfeccionismo el que les lleva a no sentirse todavía suficientemente aptos o preparados para acometer tal o cual cosa.
Hay otros motivos para no coger el toro por los cuernos. Otras veces detrás de la razón de no actuar está la confusión, el no saber exactamente que hacer, por no tener claro el objetivo que se pretende o conocer los parámetros de medición del resultado que se espera. Situación en la que nos podemos encontrar mas a menudo de lo que desearíamos en nuestro trabajo diario cuando las metas y objetivos no están bien definidas.
Pero no se acaba aquí la casuística. En este caso no son los miedos ni la búsqueda de la autonomía, casi podríamos señalar lo contrario. Nos referimos a aquellas ocasiones en las se retrasamos los temas hasta el final, bien por qué nos gusta sentirnos bajo presión, con la creencia que de esta manera nuestro rendimiento mejorará sustancialmente, o preferimos actuar ya ante lo casi inevitable cuando las cosas no tienen mas remedio por aquello de la fatalidad y el sino. De esta forma preferimos no ser proactivos ni responsables de nada, reaccionando reactivamente frente a la inevitabilidad.
Hay quien también se dedica aplazar sus tareas en espera de que llegue su momento oportuno o de inspiración, su Kairos particular, olvidando la frase del insigne escritor Cela quien señalaba con su particular ironía que : Cuando las musas te visiten lo mejor será que te encuentren trabajando.
Tampoco debemos olvidarnos de aquellas personas que retrasan sine die asuntos importantes ya que están agobiados y sumidos en un marasmo de ocupaciones, por que no evalúan suficientemente los tiempos y dificultades, no saben establecer prioridades, renunciar a cosas y lo peor no saben decir que no.
El problema no está en aplazar algunos temas, la dificultad sobreviene cuando una y otra vez procrastinamos poniendo en riesgo nuestra ejecución, además de someternos innecesariamente a un estrés y angustia que perjudica seriamente a nuestra salud.
Se dice que el hábito de procrastinar tiene en muchos casos que ver con una deficiente evaluación de los costes y beneficios derivados de nuestra acción. Un desajuste emocional en el que de forma inmadura se elige el beneficio a corto por otro por venir, aunque pueda ser mucho mejor. Se dice que una de las razones para explicar La Pereza es la tendencia que tenemos los humanos a economizar energía cuando los resultados no son inmediatos. En este caso optamos por un alivio o satisfacción momentánea que a la postre nos puede suponer un agobio o desastre final.
Es por ello que además de analizar en nuestro caso preguntarnos que es lo que nos mueve a nosotros en particular a procrastinar, para lo cual nos podemos ayudar como herramienta muy útil del Coaching, nos hiciéramos las siguientes reflexiones para poner en orden nuestras ideas.
¿Porqué es importante esto para mi? ¿Qué ventajas obtengo de emprender esa tarea? ¿Qué recompensas tendré?¿Cuáles son las consecuencias de no abordarlo? ¿Qué se interpone en mi camino? ¿Qué está en mi mano? ¿Qué necesito y de quien?
En todo caso sin te encuentras en alguna de estas situaciones y con independencia de abordar en origen la causa de tu problema en particular, te dejo unas pequeñas claves generales que te serán de utilidad para superar tu tentación de procrastinar.
1) Haz un inventario de las cosas que habitualmente postergas. Analiza su criticidad o importancia y evalúa los beneficios y riegos de abordarlas o no. Piensa que cada caso las razones que te mueven a posponerlas.
2) Cambia tu mentalidad y sostén una actitud positiva frente a la tarea. Sustituye los tengo que o debo de, frente a los quieros o hagos
3) Planifica tu Agenda semanal y diaria. Haz un inventario de los temas y acciones que tienes que abordar, clasifícalos en orden a su importancia, urgencia en función de su relevancia , criticidad o su fecha límite de ejecución. Piensa en aquellos que puedes delegar en otros colaboradores. Revisa tu Agenda y reevalúa los temas pendientes Organiza tu tiempo y tus tareas. No vayas siempre de bombero y apaga fuegos.
4) Señala un tiempo límite de ejecución de cada tarea. Establece mejor plazos cortos de ejecución, si bien al principio dedica más tiempo del a priori necesario para luego ir ajustando. Elige los momentos más adecuados y productivos de tu jornada para acometer los temas más críticos. Ten en cuenta los imprevistos y ladrones de tiempo.
5) Ante una tarea o proyecto de envergadura, fracciónalo en partes más sencillas y fáciles de acometer. Vete poco a poco, por fases y no te quieras comer el pastel de un bocado.
6) No dejes las cosas para el final. Guárdate un tiempo prudencial para corregir errores, solucionar imprevistos. No vayas innecesariamente al límite no vaya a ser que te pille el toro.
7) Se diligente y ponte manos a la obra. No esperes que los asuntos simplemente se disuelvan. En lugar de ello ponte a resolver y sitúa el foco en arrancar y recuerda las frases que dicen: La mitad del trabajo ya está realizado con sólo comenzar. Mas puede la Diligencia que la Ciencia.
8) Busca alternativas más sencillas para obtener los resultados que deseas. Sueña con los pies en la tierra
9) Se disciplinado, ordenado y ten limpia tu mesa de trabajo, ¡Ganarás tiempo¡ No te enmarañes con multitud de carpetas y papeles. Recuerda la frase Auguste Comte: El amor como principio, el orden como base, el progreso como fin.
10) No te presiones innecesariamente. Disfruta del juego del aprendizaje, enfrenta el error como experiencia positiva. No te agobies ni te paralices. Pide apoyo y aclaraciones cuantas veces sea preciso.
El trabajo duro es a menudo el trabajo fácil que no hiciste en el momento adecuado
Bernard Meltzer
En la mayoría de los hombres, las dificultades son hijas de la pereza
Samuel Johnson.
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